翰林花园小区全体业主：
根据《中华人民共和国民法典》、国家、省、市《物业管理条例》、住房和城乡建设部《业主大会和业主委员会指导规则》的相关规定，并结合本小区《业主大会议事规则》，经业主委员会确定，业主大会会议(以下简称会议)以书面征求意见形式召开，现将有关事项明确如下：
一、会议内容
议题一：表决《业主大会议事规则（草案）》
议题二：表决《管理规约（草案）》
议题三：增补翰林花园第四届业主委员会
议题四：表决非机动车车棚建设
说明：目前小区电瓶车无室外集中停放车棚，业主停放主要以单元门口、电梯前室、过道区域，目前停放无序不合法且存在严重的消防安全隐患。现拟设置室外停放车棚13个解决业主电瓶车集中停放及充电困难，改变乱停乱放的现象。使电瓶车依法按规有序停放。建设费用最高不超过60万元，经业主大会表决通过后业委会按照相应流程确定施工单位，该项费用从经营性收益中列支。
议题五：表决道闸及人行门禁升级
说明：目前小区道闸设备老旧，闸机故障频出，车牌误读率高；地下车库无道闸，小区人行门禁瘫痪。现拟对道闸设备及人行门禁升级更换，升级费用最高不超过30万元，经业主大会表决通过后业委会按照相应流程确定施工单位，该项费用从经营性收益中列支。
议题六：表决小区单元门禁升级
说明：目前小区单元门禁60个单元在使用的品牌众多，且功能单一、性能不稳定、故障率高、部分产品已找不到售后服务，其中有11个楼道门禁无主机设备，为了方便统一管理及维护，拟对小区单元门禁进行统一安装，品牌采用国内知名一二线产品、与小区人行门禁联网实现小区一卡通智能管理（多种方式实现开合），方便业主生活保障小区安全，升级费用最高不超过80万元，经业主大会表决通过后业委会按照相应流程确定施工单位，该项费用从经营性收益中列支。
投票时间：
1、网络投票时间：2023年1月30日至2023年2月9日24:00止；
2、电话投票时间：2023年1月30日至2023年2月10日12：00止；
3、 现场、上门发放投票时间：2023年2月5日至2023年2月10日12:00 止（工作日：下午14：00至晚上20：30，双休日：上午9：00至晚上20：30）；
4、如果业主参会率达不到开箱要求，将视情况延长投票时间；
5、开箱统计时间：2023年2月10日14:00 。开箱唱票地点为：19幢大厅。
二、会议表决规则
（一）业主大会采用以下方式确认参加会议的业主：
1.业主到会并在会议签到表上签名；
2.业主在表决票上或者表决票发放表上签名；
3.业主在挂号信、快递等收件凭证上签名；
4.音像（含电话录音）、影像资料可以确认的；
5.短信、传真、网络（电子邮件、实名认证的微信、QQ等）可以确认的等形式。
如遇疫情等不能现场投票的情况，则采用3、4、5的方式确认参加会议的业主。
（二）业主大会会议采用以下方法进行发放、回收表决票：
1、设投票箱：在物业管理区域内设投票箱，由业主将表决票投入投票箱内，固定投票箱设在：小区4号岗内（19幢门口）；
2、专人送达、回收：由业主委员会委托第三方工作人员逐户送达并回收；
3、网络投票：由业主通过密码、密钥等确认身份后在网上进行投票；
4、音像（含电话录音）、影像资料（以音像、影像资料投票的，音像、影像资料应当有业主本人对具体表决事项的明确意见表达）；
5、邮寄挂号信、快递（以邮寄挂号信或快递投票的，应在表决票中附业主本人身份证复印件）；
6、传真（以传真方式投票的，应在表决票中附业主本人身份证复印件）；
7、用短信、传真、QQ、微信、电子邮件等方式进行投票。
如遇疫情等不能现场投票的情况，则采用3、4、5、6、7的方法进行发放、回收表决票。并视情况延长投票时间。
（三）业主大会采取下列方法进行表决票的唱票与统计：
1、业主委员会组织业主参与表决票的开箱验票、唱票和统计等工作；
2、车位、摊位等特定空间不计入确定业主投票权数的专有部分面积；
3、已明确表达其表决意见“同意计入多数票”的，其投票权数计入已表决的多数票统计，空白票作弃权票处理；
4、不按规定交存物业专项维修资金、不按服务合同交纳物业服务费用、因故意或重大过失严重破坏小区公共设施及环境、严重违反小区业主管理规约且拒不改正等损害业主公共利益行为的业主，限制其被选举权，不得参选业主委员会委员；但不限制其表决权，其投票权数计入总人数、建筑物总面积；
5、投票人需用钢笔或圆珠笔填写并签名，签名因未填写、涂改、字迹不清等原因造成无法辨认投票人业主身份及其意见的,视为无效票；
6、单个事项表决意见不按表决票规定符号填写的，该单个事项表决意见无效，但不影响其他事项表决意见的统计；若对表决意见进行修改的，须在最终选择表决意见处签名；
7、根据《中华人民共和国民法典》规定，本次业主大会计票方式按照《民法典》第二百七十八条规定计票。
（四）业主委员会公告会议决定，并接受业主的查询和监督。
（五）业主委员会应当对此次业主大会会务进行书面记录并存档。
本次会议表决情况由老浙大社区居民委员会进行监督。
请全体业主为小区建设出谋划策，提出宝贵意见建议，踊跃参加会议并进行投票表决。
业主委托代理人参加业主大会会议的，代理人应当持业主书面委托授权书和本人身份证参会，并根据委托内容、期限和权限进行表决。
会务常设联系人：刘经理，联系电话：15314632093。
（咨询时间：9：00-11：30；12：30-17：30）
特此公告。
翰林花园第四届业主委员会
2023年1月1日