根据《中华人民共和国民法典》、国家、省、市《物业管理条例》、《杭州市业主大会和业主委员会指导规则》、《杭州市拱墅区新华园小区业主大会议事规则》等相关规定，结合新华园小区实际情况，经杭州市拱墅区新华园小区第二届业主委员会（以下简称“业委会”）确定，业主大会会议(以下简称“会议”)以书面征求意见形式召开，现将有关事项明确如下：
一、会议内容
议题一：表决《新华园消防整改方案第十四版20240123》内容
简要说明：本项议题表决《新华园消防整改方案第十四版20240123》中所有事项是否同意，相关费用均由建设单位支出。
因附件内容较长，《新华园消防整改方案第十四版20240123》已制作成展板置于北门入口、南门公示栏、7号楼一楼等位置进行公示。
议题二：表决“由业委会代表全体业主向建设单位提交《施工委托书》（详见附件），根据《新华园消防整改方案第十四版20240123》施工，如后续涉及消防规范需再次整改，由新华园小区全体业主承担相关责任及费用
简要说明：《新华园消防整改方案第十四版20240123》所有页面中的平面示意图和效果示意图，硬质铺装道路中的出入口及转角，涉及弧线、斜角、喇叭口，已采用2024年1月4日实地放样尺寸，全部调整为直线、直角。需由业委会代表全体业主向建设单位提交《施工委托书》，后续涉及消防规范需再次整改，由新华园小区全体业主承担相关责任及费用。
议题三：表决涉及小区公共利益的物权保护纠纷处理，授权业委会聘请法律顾问，包括但不限于作为诉讼原告、委托律师、承认、放弃、变更诉讼请求，进行和解，提起反诉或者上诉等, 费用从小区公共收益中支出
简要说明：本项议题表决，关于退还物业保修金事项进行维权诉讼，委托浙江泽大律师事务所程妍冰、胡静如两位律师提供法律服务，律师费固定费用10万元，最终总金额按照胜诉判决或者调解书且案款执行到位后金额（扣除消防车道、消防登高场地、回车场按消防要求恢复硬质路面部分的金额）的10%收取，如后续律师费经计算不足10万元的，则收取固定费用10万元。相关费用从小区公共收益中支出。
二、投票时间
1.电话投票时间：2024年2月18日至2024年2月23日12:00止。
2.现场、上门发放投票时间：2024年2月21日至2024年2月23日12：00止（具体上门时间2月21日、2月22日，每日14：00--20：30；2月23日，9：00--12：00）。
3.如果业主参会率达不到开箱要求，将视情况延长投票时间。
4.开箱统计时间：2024年2月23日14:00。开箱唱票点：业委会会议室。
三、会议表决规则
（一）业主大会会议采用以下第1、2、3、4、5项确认参加会议的业主：
1.业主到会并在会议签到表上签名；
2.业主在表决票上或者表决票发放表上签名；
3.业主在挂号信、邮政快递等收件凭证上签名；
4.音像（电话录音）、影像资料（两次送达提示照片等）可以确认的；
5.微信、短信、传真、电子邮件等可以确认的。
如遇特殊情况等不能现场投票的情况，则采用上述3、4、5等方式确认参加会议的业主。
（二）业主大会会议采用列第1、2、3、4、5项方法进行发放、回收表决票：
1.设投票箱：在物业管理区域内固定地点设投票箱，由业主将表决票投入投票箱内，固定投票点：业委会会议室；
2.专人送达、回收意见：由业主委员会委托第三方工作人员组织有关人员逐户送达并回收业主意见；
3.以QQ、微信、短信等网络通讯方式及投票（以网络通讯方式及投票的，应确认业主本人身份）；
4.邮寄挂号信、快递（以邮寄挂号信或快递投票的，应确认业主本人身份）；
5.音像（电话录音）、影像资料（以音像、影像资料投票的，音像、影像资料应当有业主本人对具体表决事项的明确意见表达）。
如遇特殊情况等不能现场投票的情况，则采用3、4、5的方法进行发放、回收表决票。并视情况延长投票时间。
（三）采取下列方法进行表决票的唱票与统计：
1.业主委员会组织业主参与表决票的开箱验票、唱票和统计等工作。
2.参会表决有效票达到本物业管理区域可投票权数三分之二以上的。
3.车位、储藏室等特定空间不计入用于确定业主投票权数的专有部分面积。
4.表决票因涂改、字迹不清等原因造成无法辨认的,视为无效票。
5.单个事项表决意见不按表决票规定符号填写的，按照该单个事项表决意见无效，但不影响其他事项表决意见的统计。
6.根据《中华人民共和国民法典》规定，本次业主大会会议计票方式按照《民法典》第二百七十八条规定计票。
（四）业主委员会公告会议决定，并接受业主的查询和监督。
（五）业主委员会应当对此次业主大会会议会务进行书面记录并存档。
本次会议表决情况由米市巷街道大塘巷社区进行监督。
请全体业主为小区建设出谋划策，提出宝贵意见建议，踊跃参加会议并进行投票表决。
业主委托代理人参加业主大会会议的，代理人应当持业主书面委托授权书和本人身份证参会，并根据委托内容、期限和权限进行表决。
联系人：刘经理联系电话：15314632093
（咨询时间：9：00-11：30；12：30-17：30）
上述业主大会内容公示时间2024年1月28日至2024年2月17日。
特此公告。
杭州市拱墅区新华园小区第二届业主委员会
2024年1月27日
抄送：米市巷街道大塘巷社区
附件：
施工委托书
信创房产集团有限公司：
《新华园消防整改方案第十四版20240123》所有页面中的平面示意图和效果示意图，硬质铺装道路中的出入口及转角，涉及弧线、斜角、喇叭口，已采用2024年1月4日实地放样尺寸，全部调整为直线、直角。请贵方根据《新华园消防整改方案 第十四版 20240123》施工，如后续涉及消防规范需再次整改，由新华园小区全体业主承担相关责任及费用。
杭州市拱墅区新华园小区第二届业主委员会
2024年1月27日