霞飞郡府全体业主：
根据《中华人民共和国民法典》、国家、省、市《物业管理条例》、住房和城乡建设部《业主大会和业主委员会指导规则》的相关规定，并结合本小区《业主大会议事规则》，经业主委员会确定，业主大会会议（以下简称会议）以书面征求意见形式召开，现将有关事项明确如下：
一、会议内容
议题一：续聘保利物业服务股份有限公司杭州分公司，附《物业服务合同（草案）》
说明：续聘保利物业服务股份有限公司杭州分公司，合同期限3年，高层：2.80元/平方米·月（含能耗），排屋：4.50元/平方米·月，酒店式公寓：3.5元/平方米·月（含能耗），商铺：3.5元/平方米·月，地下车位服务费60元/个·月。
议题二：表决保利霞飞郡府物业保修金退还协议
说明：该项目涉及楼栋1幢﹣25幢，物业保修金总金额为人民币409万元，保利地产承诺针对2023年3月11日三方沟通会上提出的问题，保利地产于2023年4月13日回函确认承诺解决的问题全部解决完毕，霞飞郡府业委会及保利物业承诺对保利地产申请物业保修金退还的各项相关流程进行配合，对相关流程资料进行盖章确认。保利地产承诺在本协议三方盖章生效后45日内办完相关流程，并将人民币：123万元（其中23万元是保利地产在保利物业选聘时承诺修建北门等提升改造项目未完成部分的折现款）全额打入保利物业账户，以此作为对霞飞郡府小区后续设施设备的专项维修资金。
议题三：表决授权业主委员会动用小区经营性收益对小区电梯进行更换，附《电梯改造概况》
说明：霞飞郡府小区电梯运行时间长，电梯损坏频繁且维修成本过高，经业主委员会会议讨论，拟决定对小区24台电梯进行更换，最高限价545万元，其中保利地产和保利物业支出143万元、小区经营性收益支出402万元（402万中包括提前向保利物业预支80万的2023年度/2024年度地面停车费收益，届时从经营性收益中无息偿还），若业主大会授权通过，将按照公开招投标的方式确认施工单位，具体施工方案等施工相关事项以公告形式告知全体业主。
投票时间：
1、网络投票时间：2023年8月7日至2023年8月15日24:00止；
2、电话投票时间：2023年8月7日至2023年8月16日12:00止；
3、现场、上门发放投票时间：2023年8月12日至2023年8月16日12:00止（2023年8月12日至2023年8月15日（工作日：下午14:00至晚上20:30，双休日：上午9:00至晚上20:30）；2023年8月16日上午9:00至下午12:00）；
4、如果业主参会率达不到开箱要求，将视情况延长投票时间；
5、开箱统计时间：2023年8月16日14:00。开箱唱票地点为：24幢架空层 业委会办公室。
二、会议表决规则
（一）业主大会采用以下方式确认参加会议的业主：
1、业主到会并在会议签到表上签名；
2、业主在表决票上或者表决票发放表上签名；
3、业主在挂号信、快递等收件凭证上签名；
4、音像（电话录音）、影像（QQ、微信截屏）资料可以确认的；
5、业主在网络上查收确认。
如遇疫情等不能现场投票的情况，则采用3、4、5的方式确认参加会议的业主。
（二）业主大会会议采用以下方法进行发放、回收表决票：
1、设投票箱：在物业管理区域内设投票箱，由业主将表决票投入投票箱内，固定投票箱设在：24幢架空层 业委会办公室；
2、专人送达、回收：由业主委员会委托第三方相关人员逐户送达并回收业主意见；
3、网络投票：由业主通过密码、密钥等确认身份后在网上进行投票；
4、音像（电话录音）、影像（QQ、微信截屏）资料（以音像、影像资料投票的，音像、影像资料应当有业主本人对具体表决事项的明确意见表达）；
5、邮寄挂号信、快递（以邮寄挂号信或快递投票的，应在表决票中附业主本人身份证复印件）。
如遇疫情等不能现场投票的情况，则采用3、4、5的方法进行发放、回收表决票。并视情况延长投票时间。
（三）采取下列方法进行表决票的唱票与统计：
1、业主委员会组织业主参与表决票的开箱验票、唱票和统计等工作；
2、车位、摊位等特定空间不计入确定业主投票权数的专有部分面积；
3、投票人姓名、专有部分座落或投票人签名因未填写、涂改、字迹不清等原因造成无法辨认的，视为无效票；
4、单个事项表决意见不按表决票规定符号填写的，该单个事项表决意见无效，但不影响其他事项表决意见的统计；
5、根据《中华人民共和国民法典》规定，本次业主大会计票方式按照《民法典》第二百七十八条规定计票。
（四）业主委员会公告会议决定，并接受业主的查询和监督。
（五）业主委员会应当对此次业主大会会务进行书面记录并存档。
本次会议表决情况由信息港社区居民委员会进行监督。
请全体业主为小区建设出谋划策，提出宝贵意见建议，踊跃参加会议并进行投票表决。
业主委托代理人参加业主大会会议的，代理人应当持业主书面委托授权书和本人身份证参会，并根据委托内容、期限和权限进行表决。
会务常设联系人：刘经理，联系电话：15314632093。
（咨询时间：9：00-11：30；12：30-17：30）
特此公告。
杭州市萧山区霞飞郡府第三届业主委员会
2023年7月22日
抄送：信息港社区居民委员会