关于华章名苑小区召开业主大会临时会议的公告
华章名苑小区全体业主：
根据《中华人民共和国民法典》、国家、省、市《物业管理条例》、住房和城乡建设部《业主大会和业主委员会指导规则》的相关规定，并结合本小区《业主大会议事规则》，经业主委员会确定，业主大会临时会议(以下简称会议)以书面征求意见形式召开，现将有关事项明确如下：
一、会议内容
议题一：表决授权业委会对本小区公共区域照明灯提升改造公开招标
简要说明：该民生工程由施工方出资提供LED照明产品，并负责免费安装及合同期内的产品维护费用，甲方不需投入资金且可获得一定比例节能分成（地面节能分成所得部分返还全体业主，地库节能分成所得部分进业委会账户），合同到期后施工方不再参与分成、相关设备归甲方所有。
绿色节能灯改造不仅能改善小区照明、降低小区能耗，同时可提升园区形象（此次提升不含停电后灯管应急电瓶，后期对小区原有灯管应急电瓶现状统计梳理公示，单独再议）。
议题二：表决授权业委会对本小区监控设施设备及系统升级改造公开招标
简要说明：小区建设七年有余，现有监控设备系统安装较早，多为模拟机系统设备较落后，一些线路老化严重常出现偏色、串扰、模糊甚至无图像的问题，部分配件维修成本高，有的配件已淘汰生产无法维修。此外全区内地上地下监控系统点位覆盖不足，部分区域有监控盲区问题，存在安全隐患。早在2020年03月16原物业提及过小区监控问题，近期2023年09月18日收到杭州市公安局临平区分局针对小区监控设备老化损坏及盲区问题相关治安防范建议书,详细内容请用微信扫一扫二维码查看。
为满足本小区监控系统的正常使用，保障业主生命财产安全，进一步加强安全管理提升小区品质，拟将园区监控设施设备进行全面升级提升，工程改造费用预算不高于90 万元。本次升级主要内容：消控室后台终端设施设备及系统更换、机动车库、园区道路、电梯监控（为节省成本也有可能通过借助新换梯阻通过桥架实现监控功能）、一楼大厅、地下室电梯口、外围停车场监控覆盖等，相关费用从小区经营性收益中列支，经业主大会表决通过后业委会将委托代理机构向社会公开招标确定施工单位，并公开聘请监理公司对施工过程进行质量监管。
议题三：表决授权业委会公开招标园林绿化公司对本小区绿化回缩疏枝修剪
简要说明：小区内部绿化自交房以来未曾专业修剪打理，内部乔木枝繁叶茂及存在枯枝，高度较高易滋生蚊虫，影响到小区业主的采光、通风、遮挡光线等现象，一些业主反应强烈。乔木过于茂盛如遇大风、台风等恶劣天气也会有倒塌折断的风险，存在一定安全隐患。另外树木长势过高过大也需及时修剪，改善通风减少水分蒸发，提高存活率、塑形增加美观度（效果参考下图）。
经过去年物业工作人员实地核查，小区涉及定型修剪的乔木约216棵、中度修剪乔木约98棵等作业内容，绿化回缩疏枝修剪工程项目预算不高于10万元，相关费用从小区经营性收益中列支。业主大会表决通过后将参考《杭州市居住区树木修剪技术导则（试行）》、《杭州市城市绿化管理条例》等相关内容公开招标园林绿化公司进行规范作业。
议题四：表决《华章名苑业委会财务管理制度（草案）》
简要说明：为恪守国家有关法律、法规和会计准则，本着公平、公正、公开的指导思想，规范业委会财务行为，加强收入、支出管理，保障业主共有资金的安全，确保业委会财务公开透明，保障业主知情权，特拟定《华章名苑业委会财务管理制度（草案）》，详细内容请用微信扫一扫二维码查看。
简要说明：根据新修订的《杭州市物业管理条例》鼓励业主运用数字赋能物业管理，倡导业主采用电子方式参与小区事务。为推动小区美好家园共建共享、促进小区后期长远发展、提升公共事项表决效率、降低业主大会成本、鼓励更多业主积极参与小区建设发展，共建共享提升业主生活幸福感、参与感体现主人翁地位，拟在小区全面推广杭州电子业主卡、小区企业微信群、华章名苑业委会公众号。
各平台配合及时发布家园动态方便业主实时了解小区公共事务、在线高效投票表决、公共收益财务监督、物业报修投诉、监督考核等，保障业主知情权、监督权、表决权等。凡成功申领电子业主卡、进小区企业微信群和关注华章名苑业委会公众号后的业主，每户在规定时间内可领取100元以内的实物礼品。业主大会表决通过后，实物礼品单位将进行公开招标，由业委会、业主代表共同评标，择优选用；领取截止时间2024年02月29日15:00前，过期作废。
议题六：表决修订《华章名苑业主大会议事规则（草案）》
简要说明：为进一步规范维护本物业管理区域全体业主的合法权益，规范业主大会、业主委员会的议事活动，根据《中华人民共和国民法典》、国家、省、市《物业管理条例》等有关规定，综合业主意见及根据小区实际运行需要，拟对原《华章名苑业主大会议事规则》中部分条款进行修善,详细内容请用微信扫一扫二维码查看。
1.网络投票时间(电子业主卡)：2023年11月15日至2023年11月28日24:00止；
2.电话投票时间：2023年11月15日至2023年11月29日17:00止；
3.现场、上门发放投票时间：2023年11月23日至2023年11月29日17:00止（工作日：下午14：00至晚上20：30，双休日：上午9：00至晚上20：30其中11月27日上午9：00至下午17：00）。
4.如果业主参会率达不到开箱要求，将视情况延长投票时间
5.开箱统计时间：2023年11月29日20:00。开箱唱票点：社区会议室。
二、会议表决规则
（一）采取下列第1、2、3、4、5项确认参加会议的业主：
1.业主到会并在会议签到表上签名；
2.业主在表决票上或者表决票发放表上签名；
3.业主在挂号信、快递等收件凭证上签名；
4.音像、影像资料可以确认的；
5.业主在网络上查收确认。
如遇特殊等不能现场投票的情况，则采用3、4、5的方式确认参加会议的业主。
（二）采取下列第1、2、3、4、5项方法进行发放、回收表决票：
1.设投票箱：在物业管理区域内设投票箱，由业主将表决票投入投票箱内，固定投票箱：4幢2单元1楼会议室（原业委会办公室）；
2.专人送达、回收意见：由业主委员会委托第三方工作人员组织有关人员逐户送达并回收业主意见；
3.网络投票：由业主通过密码、密钥等确认身份后在网上进行投票；
4.邮寄挂号信、快递（以邮寄挂号信或快递投票的，应在表决票中附业主本人身份证复印件）；
5.音像、影像资料（以音像、影像资料投票的，音像、影像资料应当有业主本人对具体表决事项的明确意见表达）。
如遇特殊等不能现场投票的情况，则采用3、4、5的方法进行发放、回收表决票。并视情况延长投票时间。
（三）采取下列方法进行表决票的唱票与统计：
1.业主委员会组织业主参与表决票的开箱验票、唱票和统计等工作。
2.车位、摊位等特定空间不计入用于确定业主投票权数的专有部分面积。
3.不按规定交存物业专项维修资金、不按服务合同交纳物业服务费用等损害公共利益行为的业主，限制其被选举权但不限制其表决权。
4.投票人姓名、专有部分座落或投票人签名因未填写、涂改、字迹不清等原因造成无法辨认的,视为无效票。
5.单个事项表决意见不按表决票规定符号填写的，该单个事项表决意见无效，但不影响其他事项表决意见的统计。
6.根据《中华人民共和国民法典》规定，本次业主大会计票方式按照《民法典》第二百七十八条规定计票。
（四）业主委员会公告会议决定，并接受业主的查询和监督。
（五）业主委员会应当对此次业主大会临时会务进行书面记录并存档。
本次会议表决情况由汀兰社区进行监督。
请全体业主为小区建设出谋划策，提出宝贵意见建议，踊跃参加会议并进行投票表决。
业主委托代理人参加业主大会临时会议的，代理人应当持业主书面委托授权书和本人身份证参会，并根据委托内容、期限和权限进行表决。
会务常设联系人：刘经理联系电话：15314632093.
（咨询时间：9：00-11：30；12：30-17：30）
特此公告！
临平区华章名苑第二届业主委员会
2023年11月8日
抄送：乔司街道办事处汀兰社区居民委员会碧桂园物业