东方海岸家园全体业主：
根据《中华人民共和国民法典》、国家、省、市《物业管理条例》、住房和城乡建设部《业主大会和业主委员会指导规则》的相关规定，并结合本小区《业主大会议事规则》，经业主委员会确定，业主大会会议(以下简称会议)以书面征求意见形式召开，现将有关事项明确如下：
一、会议内容
议题一：表决是否同意由杭州滨江盛元海岸房地产开发有限公司（以下简称开发商）出资对东方海岸家园小区部分消防登高面及消防通道整改事宜（附《附件1消防整改函》《附件2东方海岸消防改造概算》、《附件3效果图》、《附件4关于东方海岸消防整改景观方案说明》、《附件5 承诺书》）
议题二：表决是否同意开发商移交19个规划外车位给业主大会 （附《附件6车位移交协议》）
议题三：表决是否同意由开发商出资对6幢1楼公共厕所升级，经环卫主管部门验收通过后使用，由物业公司负责后续管理、维护 （附《附件7 公厕效果图》）
议题四：表决是否同意由开发商一次性出资46万元对高层住宅部分楼层电梯厅过道安装防雨玻璃，并由业委会根据实际情况对需要的楼栋单元电梯厅进行安装
投票时间：
1. 网络投票时间（电子业主卡）：2023年12月22日至2024年1月8日24:00止；
2. 电话投票时间：2023年12月22日至2023年12月31日；2024年1月2日至2024年1月9日中午12:00止；
3. 现场、上门发放投票时间：2024年1月2日至2024年1月9日12:00止（工作日：下午14：00至晚上20：30，双休日：上午9：00至晚上20：30，其中2024年1月9日上午9:00至中午12：00止）。
4. 如果业主参会率达不到开箱要求，将视情况延长投票时间。
5. 开箱统计时间：2024年1月9日14:00。开箱唱票地点：物业会议室。
二、会议表决规则
（一）采取下列第1、2、3、4、5、6项确认参加会议的业主：
1.业主到会并在会议签到表上签名；
2.业主在表决票上或者表决票发放表上签名；
3.业主在挂号信、快递等收件凭证上签名；
4.音像（电话录音）、影像资料可以确认的；
5.业主在网络上查收确认；
6.短信、微信、QQ、传真、电子邮件等可以确认的。
如遇特殊情况等不能现场投票的情况，则采用3、4、5、6的方式确认参加会议的业主。
（二）采取下列第1、2、3、4、5、6项方法进行发放、回收表决票：
1、设投票箱：在物业管理区域内设投票箱，由业主将表决票投入投票箱内，固定投票箱：物业办公室；
2、专人送达、回收：由业主委员会委托第三方工作人员组织有关人员逐户送达并回收业主意见；
3、网络投票：由业主通过密码、密钥等确认身份后在网上进行投票；
4、传真（以传真方式投票的，应在表决票中附业主本人身份证复印件）；
5、邮寄挂号信、快递（以邮寄挂号信或快递投票的，应在表决票中附业主本人身份证复印件）；
6、音像（电话录音）、影像资料（以音像（电话录音）、影像资料投票的，音像、影像资料应当有业主本人对具体表决事项的明确意见表达）。
如遇特殊情况等不能现场投票的情况，则采用3、5、6的方法进行发放、回收表决票。并视情况延长投票时间。
（三）采取下列方法进行表决票的唱票与统计：
1.业主委员会组织业主参与表决票的开箱验票、唱票和统计等工作。
2.车位、摊位等特定空间不计入确定业主投票权数的专有部分面积。
3.不按规定交存物业专项维修资金、不按服务合同交纳物业服务费用等损害业主公共利益行为的业主，限制其被选举权，不得参选业主委员会委员；但不限制其表决权，其投票权数计入总人数、建筑物总面积。
4.投票人需用钢笔或圆珠笔填写并签名，签字因未填写、涂改、字迹不清等原因造成无法辨认投票人业主身份及其意见的，视为无效票。
5.单个事项表决意见不按表决票规定符号填写的，该单个事项表决意见无效，但不影响其他事项表决意见的统计；若对表决意见进行修改的，须在最终选择表决意见处签名。
6.根据《中华人民共和国民法典》规定，本次业主大会计票方式按照《民法典》第二百七十八条规定计票。
（四）业主委员会公告会议决定，并接受业主的查询和监督。
（五）业主委员会应当对此次业主大会会务进行书面记录并存档。
本次会议表决情况由相墅社区进行监督。
请全体业主为小区建设出谋划策，提出宝贵意见建议，踊跃参加会议并进行投票表决。
业主委托代理人参加业主大会会议的，代理人应当持业主书面委托授权书和本人身份证参会，并根据委托内容、期限和权限进行表决。
会务常设联系人：刘经理联系电话：15314632093
（咨询时间：9：00-11：30；12：30-17：30）
特此公告。
杭州市萧山区东方海岸家园第一届业主委员会
2023年12月6日
抄送：相墅社区